Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh; nội dung Giấy khai sinh bao gồm các thông tin cơ bản về cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 14 của Luật hộ tịch năm 2014. Trong cuộc sống, không tránh khỏi những trường hợp không may bị mất, bị thất lạc bản chính giấy khai sinh. Vậy trong trường hợp bản chính giấy khai sinh bị mất thì cần phải làm gì?
Trường hợp 1: Mất Giấy khai sinh nhưng vẫn còn thông tin trong Sổ hộ tịch
Theo đó, khi bị mất bản chính Giấy khai sinh, bạn cần làm thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch về việc đăng ký khai sinh.Cụ thể, bạn nộp hồ sơ tại cơ quan đã thực hiện đăng ký khai sinh cho bạn lúc trước. Hồ sơ gồm:
- Tờ khai xin cấp trích lục bản sao hộ tịch (cụ thể là cấp trích lục bản sao giấy khai sinh).
- Xuất trình bản chính một trong các giấy tờ: Hộ chiếu, CMND, thẻ Căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng.
Sau khi nhận được yêu cầu, cơ quan đang lưu trữ Sổ gốc Sổ đăng ký khai sinh trước đây sẽ cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh cho bạn. Bản sao có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Và bản sao trích lục Giấy khai sinh có giá trị thay cho bản chính trong các giao dịch.
Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân, mọi giấy tờ, hồ sơ khác có nội dung về họ, chữ đêm, tên; ngày, tháng, năm sinh… đều phải khớp với Giấy khai sinh.
Khi đã được cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh, bạn đối chiếu thông tin với CMND và Sổ hộ khẩu để điều chỉnh cho phù hợp.
Trường hợp 2: Đăng ký lại khai sinh
Nếu bạn đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau theo Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh lại:
- Đã đăng ký khai sinh trước ngày 01/01/2016;
- Sổ hộ tịch và bản chính Giấy khai sinh đều bị mất.
Việc đăng ký khai sinh lại được thực hiện theo trình tự, thủ tục sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gồm các giấy tờ:
- Tờ khai đăng ký lại khai sinh, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng bị mất bản chính Giấy khai sinh;
- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh:
+ Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;
+ Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;
+ Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;
+ Giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân;
+ Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.
- Trường hợp người yêu cầu là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ trên còn phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về những nội dung khai sinh phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý gồm:
+ Họ, chữ đệm, tên;
+ Giới tính;
+ Ngày, tháng, năm sinh;
+ Dân tộc;
+ Quốc tịch;
+ Quê quán;
+ Quan hệ cha - con, mẹ - con.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại:
- Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, kết hôn trước đây hoặc;
- UBND cấp xã nơi người yêu cầu thường trú.
Bước 3:
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ.
- Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng thì cấp bản mới Giấy khai sinh bản chính có đóng dấu “đăng ký lại”.
- Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại UBND cấp xã không phải nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND có văn bản đề nghị UBND nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ Sổ hộ tịch tại địa phương.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được Sổ hộ tịch.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ Sổ hộ tịch tại nơi đăng ký khai sinh, nếu thấy đầy đủ hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh.
Nội dung đăng ký lại khai sinh sẽ được xác định theo nội dung của các giấy tờ đã nêu ở bước 1.
Trường hợp họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất thì đăng ký theo hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên.
Theo đó, ngày, tháng, năm sinh của bạn sẽ được xác định căn cứ vào toàn bộ hồ sơ, giấy tờ như CMND, Sổ hộ khẩu, học bạ, bằng tốt nghiệp…
Sau khi được cấp Giấy khai sinh, bạn thực hiện điều chỉnh các giấy tờ khác nếu có sai khác thông tin với Giấy khai sinh.
Như vậy, trong trường hợp không may bị mất bản chính giấy khai sinh thì các bạn cũng không nên quá lo lắng. Các bạn có thể đến ủy ban nhân dân nơi mình thường trú để được hướng dẫn cụ thể hoặc có thể đến Văn phòng luật sư để chúng tôi có thể hướng dẫn bạn cách thức trích lục hoặc đăng ký lại giấy khai sinh một cách nhanh nhất.
